El reto
La clínica recibía 90% de sus citas por llamada telefónica fuera de horario o por WhatsApp con confirmaciones manuales. El equipo administrativo dedicaba 4 horas diarias a confirmar, recordar y reagendar citas. La tasa de ausentismo era 30%.
Nuestro enfoque
- Auditoría de procesos de reserva actuales (1 semana).
- Diseño de UX simplificado: 3 clicks para reservar.
- Implementación WordPress headless con plugin de reservas custom + ACF Pro.
- Integración con Google Calendar del odontólogo (sincronización bidireccional).
- Sistema de recordatorios automáticos por WhatsApp y email a 48h, 24h y 2h antes.
- Pasarela de pago Culqi para confirmar cita con 30% de adelanto.
La solución
Sitio WordPress headless con Next.js de frontend, calendario de reservas en tiempo real conectado al Google Calendar del staff médico, panel admin para que la recepcionista vea agenda consolidada, recordatorios automatizados WhatsApp + email, y pago anticipado opcional vía Culqi.
"Dejamos de perder citas porque nadie cogía el teléfono. Ahora la agenda se llena sola y mi recepcionista puede atender mejor a los pacientes que entran físicamente."
Lecciones aprendidas
- El pago anticipado de 30% redujo el ausentismo más que cualquier recordatorio automatizado — el dinero compromete.
- La integración con Google Calendar fue clave: el odontólogo NO quería aprender otro sistema.
- WhatsApp pesó 4× más que email en confirmaciones — para Perú es el canal dominante.
Stack técnico
Next.jsWordPress headlessACF ProCulqiGoogle Calendar APITwilio WhatsApp