El reto
Estudio contable con 25 clientes corporativos. El cierre mensual implicaba descargar manualmente PDFs de SUNAT por cada RUC, validar detracciones, conciliar bancos contra ledger, generar libros PLE y armar papeles de trabajo. El proceso tomaba 3 días-equipo completos cada fin de mes. Margen de error humano: 8% de retrabajos.
Nuestro enfoque
- Mapeo paso a paso del cierre actual con cronómetro: detectamos 14 sub-tareas repetibles.
- Priorización: las 5 tareas que consumían 70% del tiempo se atacaron primero.
- Desarrollo VBA + Power Query: descarga automática de PDFs SUNAT (vía PDF extractor), validación cruzada de detracciones, conciliación bancaria automática contra extracto.
- Generación automática de libros PLE en formato XML válido para SUNAT.
- Dashboard en Excel con estado del cierre por cliente (verde/amarillo/rojo).
- Capacitación al equipo + manual en video paso a paso.
La solución
Sistema VBA + Power Query integrado al Excel del estudio que automatiza: descarga de PDFs SUNAT, validación de detracciones, conciliación bancaria, generación de libros PLE y dashboard de control. El contador solo revisa excepciones y firma.
"Antes el último día del mes era horror puro. Ahora a las 4pm ya terminamos. Liberamos al equipo para hacer asesoría real, no descargar PDFs."
Lecciones aprendidas
- La automatización es 80% análisis de proceso y 20% código. Si no mapeas bien el flujo manual, automatizas el caos.
- Power Query supera a VBA puro para transformaciones de datos — más mantenible.
- Dejar 'el botón rojo' (excepciones que requieren intervención humana) fue clave para la adopción: el contador NO se sintió reemplazado.
Stack técnico
ExcelVBAPower QueryAPI SUNATSQL Server