El reto
El gerente comercial recibía 12 reportes Excel cada lunes (uno por sucursal), los consolidaba manualmente durante 3-4 horas y enviaba un Excel master al directorio. Las decisiones se tomaban con data de hasta 7 días de atraso. Los vendedores no tenían visibilidad de su propio desempeño.
Nuestro enfoque
- Mapeo del flujo actual y validación de fuentes de datos: 1 SQL Server central + 12 archivos Excel por sucursal.
- Centralización de la data: integramos los 12 Excel mediante carpetas SharePoint con Power Automate (eliminamos el email manual).
- Modelado dimensional: tablas de hechos (ventas, cobranza) + dimensiones (productos, vendedores, sucursales, tiempo).
- DAX: medidas reutilizables (Total ventas, Crecimiento YoY, Margen, AOV, % cumplimiento meta).
- RLS (Row-Level Security): cada vendedor ve solo su data, cada gerente regional la de su zona.
- Mobile layout para que el gerente vea KPIs desde su celular.
- Capacitación 1:1 al gerente comercial + manual en video.
La solución
Dashboard Power BI consolidado de 12 sucursales con actualización automática cada 2 horas, segmentación por vendedor/sucursal/región/SKU, 38 KPIs predefinidos, drill-down de venta consolidada → factura individual, y embed en Microsoft Teams para acceso unificado.
"Ahora el directorio toma decisiones con data del día anterior, no de la semana pasada. Eso cambió cómo competimos en el mercado."
Lecciones aprendidas
- El cambio más difícil no fue técnico — fue cultural: convencer al gerente de soltar su Excel.
- El móvil pesó: el gerente revisa KPIs en su celular camino a reuniones. Sin mobile layout no se hubiera usado.
- Empezamos con 6 KPIs en la primera versión, después agregamos los 32 restantes. Lanzar perfecto = nunca lanzar.
Stack técnico
Power BISQL ServerDAXPower AutomateSharePointAzure
